Semana passada publicamos a matéria Capacitação – Programa promove a ideia de compliance em pequenas e médias empresas. E agora, complementamos com dicas simples de como promover o conceito de compliance em sua empresa rural
Adotar ferramentas que ajudam no compliance gera diversos benefícios às empresas:
- aumento da eficiência (redução de fraudes e desvios de recursos);
- vantagem competitiva (a empresa passa a ser vista de forma mais positiva pelo público e pelo mercado, que está cada vez mais rigoroso);
- credibilidade junto a investidores;
- crescimento sólido e sustentável.
Por consequência, seus líderes precisam estar atentos além da questão produtividade e lucratividade. É preciso prestar atenção também nas normas externas e internas, de forma a garantir que os colaboradores tenham uma postura ética.
Vamos conhecer algumas ferramentas que podem nos ajudar neste processo?
Em primeiro lugar, o compliance envolve a elaboração de um Código de Conduta Ética e políticas claras. Elas precisam ser comunicadas para todos os profissionais da empresa, sem exceção!
ATENÇÃO! A liderança da organização precisa corroborar esse código, ou seja, inspirar os seus colaboradores.
Nesse processo, também é importante disponibilizar Canais de Comunicação para melhorar o diálogo interno. Mas atenção: precisa ser um canal que otimize as operações e o contato entre as pessoas, não o contrário. De nada adianta oferecer múltiplos meios de comunicação se a empresa não responde com agilidade. Esses meios de comunicação devem englobar canais de denúncia (como a ouvidoria interna, de forma que sejam noticiadas ocorrências de fraudes e outros tipos de problemas.
Mas isto é só começo! Vamos em frente!
Avaliação de riscos
Esse processo consiste na identificação de riscos que uma empresa apresenta em dado momento. Riscos como fraude, corrupção, uso e privacidade de dados, lavagem de dinheiro, conflitos de interesse, relação com concorrentes etc.
A análise envolve a classificação desses riscos, considerando quais os impactos à organização e a probabilidade de ocorrência. Além disso, é feita uma proposta de ação para solucionar e acompanhar cada caso.
Basicamente, a análise de riscos começa com pesquisa sobre as políticas da empresa e os procedimentos necessários para que cada uma seja cumprida. Depois, os profissionais de compliance realizam entrevistas com determinadas pessoas da organização, cujo papel é determinante dentro desse assunto. Por fim, elabora-se uma matriz probabilidade x impacto.
Controle de qualidade
Você já deve ter percebido que o consumidor está mais atento e mais exigente quanto à qualidade de produtos e serviços. Diante disso, é primordial que as empresas tenham foco na entrega de produtos e serviços de qualidade, a fim de que realmente atendam às expectativas do consumidor. Mas também devem estar de acordo com as normas e regras de segurança.
Sendo assim, ter um controle de qualidade agrega competitividade ao seu negócio.
Mapeamento de contingências
Contingências são todas aquelas situações em que a empresa se expõe a riscos, seja por falha de atenção ou negligência de um determinado procedimento. Pode-se dizer que isso é algo bastante comum no cotidiano das empresas, mas precisa ser observado!
O mapeamento consiste na realização periódica de auditorias internas, que possam identificar todos esses riscos e, assim, antecipá-los.
O mapeamento de contingências envolve:
- necessidades,
- riscos possíveis (quebra de equipamentos, incêndio, ataque de hackers etc) e
- planos de ação principal e secundário.
No plano de ação principal, se elabora uma solução definitiva para o problema, que elimine totalmente o risco. Um exemplo é a instalação de gerador para evitar queda de energia.
Já no plano secundário se elabora uma medida que reduza a gravidade e a probabilidade dos riscos. Outro exemplo são ferramentas que dificultam a invasão de hackers, como firewalls ou biometria.
Avaliação de segurança do trabalho
Não é surpresa nenhuma que trabalhar em ambientes agradáveis impacta positivamente no rendimento, motivação e engajamento do colaborador. Além disso, minimiza riscos e mostra que a empresa se preocupa com o bem-estar das pessoas!
Por isso, a avaliação de segurança do trabalho também precisa ser constante. O profissional de compliance deve evitar acidentes e disseminação de doenças no ambiente de trabalho.
Prestar atenção nas queixas dos funcionários e resolvê-las assim que possível, para que o problema não se agrave. Questões como falta de água, falta de matéria prima, afastamento de pessoas chave dentro da organização, aparelhos ou materiais de escritório quebrados, EPIs, equipamentos adequados para o trabalho, etc.
Desenvolvimento de Boas Práticas Agropecuárias
A implantação dos conceitos de Boas Práticas Agropecuárias (BPAs) torna a empresa menos susceptível a multas (do Ministério do Trabalho; Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento; e Anvisa), promove a segurança dos alimentos, contribui com a melhoria do ambiente de trabalho e com a satisfação dos colaboradores, permite ao produtor ter acesso a mercados mais exigentes e ainda tem uma grande contribuição com a gestão do negócio. Ainda é possível o desenvolvimento de uma marca que venda um conceito e não somente produtos.
Um programa de Boas Práticas Agropecuárias (BPAs) envolve:
- o atendimento a legislações (de guarda e manejo de insumos, segurança no trabalho, legislações ambientais, entre outras);
- cuidados com os trabalhadores do campo, sejam eles funcionários, meeiros ou terceirizados
- cuidados com a manipulação dos alimentos
- rastreabilidade
- gestão dos resíduos
- bem estar animal
- práticas de conservação do solo
- manejo adequado da irrigação
- cuidados para evitar a criação de resistência de pragas e patógenos aos métodos de controle
- práticas de conservação, preservação e recuperação de recursos naturais
e muitos outros conceitos que devem ser seguidos para produção segura e de qualidade e para promover a sustentabilidade da empresa.
Verificação de engajamento e desempenho
Você cumpriu todas as etapas anteriores, mas ainda percebe queda de rendimento no quadro de funcionários? Então, tem algo que ainda não foi resolvido!
Manter uma empresa funcionando de forma organizada é difícil e trabalhoso. Mas é possível se você utilizar as ferramentas certas! Nesses momentos, invista em softwares de gestão corporativa.
O compliance não é apenas sobre normas e riscos, mas sobre analisar profundamente a sua empresa em todos os âmbitos!
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